HỆ THỐNG KẾ HOẠCH VÀ BÁO CÁO MANG LẠI LỢI ÍCH GÌ?

Vì sao một hệ thống kế hoạch và báo cáo, dù được áp dụng ở mức đơn giản nhất là kế hoạch tuần và báo cáo tuần, cũng có thể giúp nhà quản lý biết tình hình nhân sự trong cty hay bộ phận thừa hay thiếu, ai quá tải, ai ít việc, ai không có gì để làm?

Bảng hệ thống kế hoạch và báo cáo đơn giản

Một người không biết viết gì vào kế hoạch tuần, hay chỉ viết sơ sài, tuần nào cũng giống nhau, là một người rất ít việc hoặc cách làm việc thụ động, chỉ chờ cấp trên giao việc, mà không chủ động tìm việc để làm. Họ là những người không chịu động não, không muốn suy nghĩ, và họ chỉ có thể làm những việc chân tay đơn giản, không nên giao việc liên quan đến trí tuệ.

Có bạn bảo, nhưng công việc của em ngày nào cũng giống ngày nào thì sao?

Xin thưa, không có công việc nào là ngày nào cũng giống ngày nào, trừ những việc lao động giản đơn như công nhân trên dây chuyền sản xuất hay NV trực tổng đài ĐT, chỉ có tiếp nhận và chuyển máy.

Ngay cả một NV kế toán, công việc của họ mỗi tuần cũng không hoàn toàn giống nhau. Có những việc họ làm suốt tuần (ví dụ viết hóa đơn, phiếu thu theo yêu cầu thực tế), nhưng cũng có những việc mới phát sinh trong mỗi tuần mà họ phải chủ động lập kế hoạch. Ví dụ, tuần tới sẽ phát sinh tổng hợp số liệu tháng vào thứ Ba, đối chiếu công nợ vào thứ Tư, sắp xếp lại hồ sơ vào thứ Năm, lên phòng thuế vào thứ Sáu…

Một NV tuyển dụng cũng vậy. Tuần tới sẽ liên hệ đăng báo tuyển dụng vào thứ Hai, lọc hồ sơ ứng viên đã nộp vào thứ Ba, xếp lịch phỏng vấn vào thứ Tư, gửi thư mời hay gọi điện phỏng vấn vào thứ Năm… Đó là tôi nói ở cấp thấp. Cấp cao hơn (manager, director) thì không có tuần nào giống tuần nào, thậm chí không có ngày nào hoàn toàn giống ngày nào mà luôn có những công việc phát sinh trong tuần, cần chủ động đưa vào kế hoạch để khỏi quên và không bị trùng thời gian với việc khác. Lịch họp, lịch công tác, lịch tiếp khách, lịch đào tạo, lịch đi hiện trường, lịch ký các chứng từ, đề xuất… Không tuần nào giống tuần nào. Một manager có trách nhiệm sẽ tìm việc để làm, và để đưa vào kế hoạch, thay vì cứ bảo: “Công việc của tôi vẫn thế!”

Báo cáo là để báo cho cấp trên (và chính mình) biết tình hình thực hiện công việc và các bước tiếp theo cần làm (next steps to do). Khi có báo cáo và theo dõi báo cáo, lập tức toàn bộ hệ thống của bạn sẽ làm việc nghiêm túc (để có cái mà báo cáo). Nếu không nghiêm túc, sẽ chẳng có gì để báo cáo. Nhờ hệ thống báo cáo, CEO / nhà quản lý sẽ biết ngay ai thừa, ai thiếu, ai quá tải, ai nhàn hạ…, và nhờ đó, nhà quản lý cũng sẽ biết khó khăn của NV để mà hỗ trợ! Bạn đồng ý không? Xin hãy cho biết quan điểm của bạn nhé!

Cảm ơn bạn đã theo dõi [Chia sẻ] những lợi ích mà hệ thống kế hoạch và báo cáo mang lại. Hãy xem thêm:

Tủ sách kế toán thuế dành cho bạn

Tài liệu ôn thi APC 2020

Chúc các bạn sẽ thu nhận được những kiến thức giá trị trên hành trang sự nghiệp của mình.