Hóa đơn là gì và các sai sótt khi kế toán lập sử dụng hóa đơn

Các sai sót kế toán thường gặp phải về lập và sử dụng hóa đơn

01/12/2020
Lượt xem: 104

Mục Lục

1 I. SAI SÓT LIÊN QUAN ĐẾN CÁC NỘI DUNG THỂ HIỆN TRÊN HÓA ĐƠN
2 II. SAI SÓT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC QUẢN LÝ HÓA ĐƠN

Hoá đơn là chứng từ mà kế toán nào làm việc cũng đều có liên quan đến nó. Trong quá trình lập và sử dụng, bạn có thể bị mắc phải những sai sót mà nếu không để ý hoặc không biết bạn sẽ bị cơ quan thuế phạt. Vậy nên trước khi lập hoặc nhận một hóa đơn về, kế toán cần kiểm tra kỹ hóa đơn xem có sai sót gì không để kịp thời điều chỉnh. Bài viết sau đây, học viện TACA đưa ra kinh nghiệm đúc rút về những sai sót thường gặp nhất khi kế toán lập và sử dụng hoá đơn.

I. SAI SÓT LIÊN QUAN ĐẾN CÁC NỘI DUNG THỂ HIỆN TRÊN HÓA ĐƠN

Bỏ trống hoặc quên ghi ngày tháng lập hóa đơn.
Ghi sai lệch thông tin người mua hàng: sai tên đơn vị mua so với đăng ký kinh doanh, sai địa chỉ bên mua, hoặc sai mã số thuế đơn vị mua.
Kế toán không gạch bỏ các ô mã số thuế còn trống: Mã số thuế(MST) trên hóa đơn có 13 ô. MST của doanh nghiệp (nếu không phải chi nhánh phụ thuộc) gồm 10 số, còn 3 ô còn trống kế toán phải gạch bỏ các ô đó.
Ghi thông tin tên hàng hóa trên hóa đơn không đúng với tên hàng, mã hàng chi tiết trong sổ kho làm cho việc quản lý kho gặp nhiều khó khăn.
Ghi sai số tiền trên hoá đơn so với thực tế hàng hoá mua bán.
Ghi số tiền bằng chữ và số tiền bằng số khác nhau.
Không gạch hoặc gạch không hết những dòng còn trống trong phần diễn giải, số lượng, đơn giá, thành tiền. Như vậy sẽ dễ dẫn đến tính trạng bị ghi thêm, chèn thêm nội dung làm sai lệch thông tin trên hoá đơn.
Ghi không đúng thuế suất thuế GTGT.
Không gạch chéo ô thuế suất thuế GTGT với những hàng hóa, dịch vụ mà không chịu thuế GTGT.
Hóa đơn không có chữ ký người mua hàng đối với trường hợp người mua hàng trực tiếp, không qua điện thoại.
Quên không đóng dấu của Công ty.

II. SAI SÓT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC QUẢN LÝ HÓA ĐƠN

Kế toán sử dụng hóa đơn trước khi lập thông báo phát hành hóa đơn.
Người nộp thuế lập hoá đơn không theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Không xuất hoá đơn GTGT đối với hàng xuất khẩu,
Đối với hoạt động uỷ thác xuất khẩu kế toán không xuất hóa đơn đối với doanh thu.
Hóa đơn khi viết sai và hủy bỏ không gạch chéo tất cả các liên của hóa đơn đó.
Kế toán không lót giấy giấy than giữa các liên của hóa đơn.
Không lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn hàng tháng (Quý hay năm) theo đúng quy định về chế độ kế toán trong doanh nghiệp
Lập hóa đơn đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt không đúng thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.
Không lập hoá đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần.
Không lập hoá đơn đối với hàng hoá, dịch vụ khuyến mại, biếu tặng.

Dưới đây là một số trường hợp cụ thể được xác định là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn

Hóa đơn sử dụng có nội dung ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ;

Sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán ra, để hợp thức hoá hàng hoá, dịch vụ mua vào mà không có chứng từ hay hàng hoá, dịch vụ bán ra để gian lận thuế, để bán hàng hoá nhưng không kê khai nộp thuế;

Hoá đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hoá, dịch vụ hoặc sai lệch trên các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hoá đơn;

Sử dụng hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ mà cơ quan thuế, cơ quan công an và các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.

Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hóa, dịch vụ. Nhưng không kê khai nộp thuế, gian lận thuế. Để hợp thức hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ.

Trên đây là một số lưu ý hay sai sót thường hay gặp phải khi lập và sử dụng hóa đơn GTGT trong doanh nghiệp. Và như thế nào là việc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn để các bạn lưu ý trong khi làm kế toán. Vì hóa đơn là chứng từ quan trọng và thường được các cán bộ thuế soi xét, bóc tách nhất khi xuống thanh tra kiểm tra tại doanh nghiệp.